Para conocer cuál es el valor a retener, el empleador debe efectuar en el mes de enero de cada año una proyección de los ingresos sujetos a impuesto a la renta que tendrá el trabajador por su trabajo en relación de dependencia. No se toman en cuenta los ingresos que pueda tener el trabajador de otros orígenes. Las remuneraciones 13 y 14 están exentas del impuesto a la renta.
El trabajador cuyos ingresos sean superiores a los USD 11,270.00, o con un promedio de más de USD 939.17 mensuales, incluidos en este valor la remuneración básica, sobretiempos o sobresueldos, bonificaciones y comisiones, debe informar al empleador, mediante el formulario de proyección de gastos, los montos que proyecta gastar en cada uno de los rubros que son considerados por la ley tributaria como gastos personales deducibles. Estos son los referentes a salud, educación, vivienda, alimentación y vestimenta.
Si en el transcurso del año, los ingresos o gastos proyectados son diferentes a la realidad, hay que efectuar las correcciones necesarias durante los meses de julio y agosto.
El trabajador puede deducir sus gastos personales hasta por un valor equivalente al 50% de sus ingresos, siempre que el total a deducirse no supere los USD 14,651.00. El aporte personal al IESS es también deducible. Los siguientes son los límites de deducción por cada rubro:
| Gasto | Monto máximo deducible USD |
| Vivienda | 3,662.75 |
| Alimentación | 3,662.75 |
| Vestimenta | 3,662.75 |
| Educación | 3,662.75 |
| Salud | 14,651.00 |
| Monto total máximo | 14,651.00 |
Como sustento de estos gastos, el trabajador debe guardar los comprobantes de venta físicos y electrónicos por seis años, que pueden estar a nombre del trabajador, de su cónyuge o conviviente, de sus hijos menores de edad y de sus hijos con discapacidad de cualquier edad, y se podrán deducir siempre y cuando no hayan sido objeto de reembolso de cualquier forma. No serán deducibles los gastos que se respalden en comprobantes de venta no autorizados, en tal sentido los gastos que se respalden en comprobantes de venta emitidos en el exterior no son aceptados.
Siempre que los gastos sobrepasen USD 5,635.00, el contribuyente deberá presentar obligatoriamente durante el mes de febrero de cada año y de acuerdo el noveno digito de su cedula o ruc, el anexo de los gastos que deduzca. En la Website de xAAx® se encuentra a su disposición de manera gratuita una herramienta versátil para la proyección de los gastos anuales y emisión del respectivo formulario, además de facilitar la preparación del anexo anual de gastos personales.
Los gastos deducibles son los siguientes:
- Vivienda: incluye los gastos destinados a la adquisición, construcción, remodelación, ampliación, mejora y mantenimiento de un único bien inmueble destinado a vivienda, impuestos prediales de un único bien inmueble en el cual habita e intereses de préstamos hipotecarios, pago de arrendamiento de vivienda, así como los pagos por concepto de servicios básicos que incluyen agua, gas, electricidad, teléfono convencional y alícuotas de condominio de un único inmueble.
- Alimentación: incluye los gastos relacionados con la adquisición de productos naturales o artificiales que el ser humano ingiere para subsistir o para su nutrición, así como compra de alimentos en centros de expendio de alimentos preparados y pensiones alimenticias debidamente sustentadas en resolución judicial o actuación de la autoridad correspondiente.
- Educación: incluye los gastos relacionados con la enseñanza que se recibe de una persona o instrucción por medio de la acción docente, tales como matrícula, pensión, derechos de grado, útiles y textos escolares, cuidado infantil, uniformes, transporte escolar, equipos de computación y materiales didácticos para el estudio, así como el pago de intereses de créditos educativos otorgados por instituciones debidamente autorizadas. Tratándose de gastos de educación superior, serán deducibles también para el contribuyente, los realizados por cualquier dependiente suyo, incluso mayor de edad que justifique que no percibe ingresos. Así también, cursos de actualización, seminarios de formación profesional debidamente aprobados por el Ministerio de Educación o del Trabajo cuando corresponda o por el Consejo Nacional de Educación Superior según el caso, realizados en el territorio ecuatoriano.
- Salud: incluye los gastos relacionados para el bienestar físico y mental, tales como pagos por honorarios de médicos y profesionales de la salud, servicios de salud prestados por hospitales, clínicas y laboratorios debidamente autorizados, medicina prepagada, prima de seguro médico, deducibles de seguros médicos, medicamentos, insumos médicos, lentes y prótesis, y otros accesorios para la salud. En este campo se puede deducir hasta USD 22,540.00 si son gastos por enfermedades catastróficas, raras o huérfanas debidamente certificadas o avaladas por la autoridad sanitaria nacional competente.
- Vestimenta: se considerarán gastos de vestimenta los realizados por cualquier tipo de prenda de vestir.
